Vill du skapa ett aktivt intranät som skapar nytta för dina medarbetare och företag? Då behöver du skapa ett beteende hos dina medarbetare/användare som går i linje med dina uppsatta effektmål. Om du vill skapa ett värde med din intranätsatsning vill säga. Handen på hjärtat, hur mycket tid ägnar du åt att sälja in arbetssätt som ditt nya intranät erbjuder till era medarbetare?

Johan webbJag har arbetat i många år med internkommunikation och förändringsledning, framför allt inom en av Nordens största livsmedelskoncerner, Lantmännenkoncernen. Som chef för internkommunikation ansvarade jag för och genomförde tre intranätimplementeringar.

Den största lärdomen är att:

  1. Om du inte känner dina målgrupper och deras olika behov och utmaningar kommer du inte att kunna skapa grunden till ett aktivt intranät med förutsättningar att bidra till verksamhetsnytta.
  2. Och om du inte stöttar, utbildar och inspirerar användarna i att använda intranätets olika funktionaliteter/möjligheter så kommer du inte att skapa den aktivitet och värde du kanske tror.
  3. Och om du inte följer upp ditt arbete för att se om allt går enligt planen och om ni tar er närmre era uppsatta mål, då kommer du inte heller veta vilka beteenden du behöver förstärka bland användarna och vilka förbättringsaktiviteter du behöver genomföra.
  4. Och då kommer du inte heller att skapa de beteenden som bidrar till att ditt uppsatta effektmål och därmed verksamhetsnytta nås.

Och ett är säkert, när det gäller intranät så springer man i många fallgropar, men man blir också en del i många framgångshistorier. Du kan inte sminka upp ett intranät med fin design, logga och massa funktionaliteter till att bli framgångsrikt. För att bli framgångsrik krävs det att du har stenkoll på dina målgrupper, deras behov och hur du hjälper dem till att anamma nya effektiva arbetssätt och beteenden.

Sveriges bästa intranät – stort fokus på medarbetarna
Lantmännens intranät blev för något år sedan utnämnt till Sveriges bästa intranät av RIM (redaktörer interna medier). Ja, lite måste jag ju få skryta. Men det låg enormt mycket arbete bakom, mestadels arbete fokuserat på användarnas behov och koppling till verksamhetsnyttan.

”Om det inte var för de jäkla användarna skulle det vara busenkelt att göra ett riktigt bra intranät”
Intranätkonsult, 2009

Men en annan sak som också låg i fokus var att sälja in det nya arbetssätt som vårt intranät faktiskt innebar. Och det såg ju olika ut för olika målgrupper. Det jag pratar om är ”förändringsledning” med medarbetarna i fokus:

– hur hjälper vi dem från ett nuläge till ett önskat läge vad gäller gäller nya arbetssätt och möjligheter?
– hur skapar vi ett intranät som används så att det skapar nytta för medarbetare och därmed organisationen? Sälja in, stötta, utbilda, inspirera och följa upp?

Dina insatser gentemot dina användare kommer att vara avgörande

Jag kan inte nog poängtera det, användarfokus och målgruppskännedom kommer att vara din bästa kompis på både kort och lång sikt. Framför allt när det gäller att skapa grunden och utveckla intranätet. Men när det gäller att skapa ett användande som stöttar ert arbete och tar dig närmre dina (förhoppningsvis) uppsatta effektmålen så är dina insatser gentemot användarna dina ess i rockärmen.

Ett exempel på hur ”förändringsledning” och ”projektledning” går hand i hand under till exempel projektfasen ser du i bilden till höger.

change

 

 

 

 

 

 

Utan användarna kommer du aldrig skapa värde med ditt intranät
Anledningen att många intranätarbeten fallerar är att man inte lägger tillräckligt fokus på de som ska använda intranätet och därmed skapa värde, det vill säga användarna. I intranätprojekt ”glöms” ofta användarna bort till förmån för teknik, projektledning och lanseringsdatum. Det kommer att vara ditt största misstag, gör inte det.

Det är användarna som kommer att vara de som skapar värdet av ditt intranät. Om ni väl gjort er läxa och skapat ett intranät utefter era användares behov så tar resan inte slut där, det är nu det roliga börjar.

Det är nu ni ska:

  1. sälja in det nya intranätet till era målgrupper.
  2. få dem att vilja OCH kunna använda era smarta funktioner/lösningar och ta del av information, använda den nya grymma sökfunktionen, förändra sitt arbetssätt, få upp ögonen för den där projektplatsen, sin informationsinhämtning och kunskapsdelning.

Ja, du ser. Ett intranät förändrar ju faktiskt ganska mycket i en medarbetares arbetsvardag och arbetssätt. Då gäller det att du arbetar strukturerat med förändringsledningens olika delar redan från början, genom projektet, vid lanseringen och framför allt efter lansering.

Så frågorna du bör ställa dig:

  1. hur hjälper du dina medarbetare/användare att anamma nya arbetssätt?
  2. hur ser användandet ut? Vad används? Hur används det? Vad bidrar det till?
  3. vad används inte? Detta är en lika viktig fråga att ställa sig. Är det något som ni tror och planerat ska skapa värde som inte används. Ja, då får ni ju ta reda på varför och åtgärda för att annars kommer ni inte att ta er närmre era effektmål.

Vill du veta mer om förändringsledning i intranätprojekt?
Tveka inte att kontakta mig på johan.book@endavant.se

Stort lycka till!

/Johan