En effektiv intern kommunikation som bidrar till riktig affärsnytta, klirr i kassan, effektivt förändringsarbete, motiverade medarbetare som arbetar i linje med beslutade strategier, ökad kundnöjdhet och ett ökat ekonomiskt resultat bör innehålla sex viktiga komponenter.

Funktioner, roller och ansvar gällande intern kommunikation varierar från organisation till organisation. Men oavsett vilket bör du fokusera på dessa sex element för att kunna driva en effektiv intern kommunikation. En kommunikation med fokus på att förverkliga organisations- och affärsmål.

  1. Målgrupper och intressenter
  2. Infrastruktur
  3. Chefer
  4. Strategiimplementering
  5. Mål och effektutvärderingar
  6. Utveckling

För dig/er som arbetar med intern kommunikation är samarbetet med dina intressenter din viktigaste framgångsfaktor. Om du lutar dig tillbaka mot redaktionella kanaler kommer du aldrig nå några värdefulla effektmål. Glöm inte, allt du gör ska stödja era affärsmål. Då är du tvungen att kroka arm med dina intressenter, där ni tillsammans med era olika kompetenser och ansvarsområden driver företaget framåt.

Intern kommunikation_funktionsuppdrag

DE SEX ELEMENTEN

1. MÅLGRUPPER OCH INTRESSENTER (SKJUT SKARPT, INTE BRETT) 
Känn dina målgrupper och intressenter. Om du inte redan känner dem så se till att göra det illa kvickt. Utan kunskap om dem minskar dina chanser att göra verklig affärsnytta dramatiskt. Tänk på dem som små grupper och individer, skjut inte brett med dina kommunikationsinsatser. Skjut skarpt. Med kunskap om dina målgrupper möter du dem där de är och ser till att kommunikationen möter behoven i respektive målgrupp.

– Skapa dialog
– Engagera och lyssna
– Ta action

2. INFRASTRUKTUR (ALLT SOM ÄR BRÅTTOM ÄR INTE VIKTIGT)
Se till att ha en ordentlig struktur, en strategi, en plan. Du ska alltid ha klart för dig att ditt uppdrag är att genom kommunikativa insatser bidra till att ditt företag på ett effektivt sätt når sina affärsmål. Samarbetet med extern kommunikation och marknadsföring är viktigt för helheten, den så kallade integrerade kommunikation. Så omtalad men sällsynt som en utrotningshotad fågel.

– Ha en klar definition av era kommunikationskanaler, med definierade mål och målgrupper för varje, vad de ska användas till och hur framgång ska mätas

– Prioritera. Var gör ni mest nytta? Allt som är bråttom är inte viktigt. Luta dig alltid mot det som skapar mest värde för organisationen.

– Se till att rekrytera medarbetare med rätt kompetens och attityd. Att arbeta med intern kommunikation kräver kunskap om målgrupper, kommunikationskanaler (och dess användningsområden), chefsbeteenden, motivationsfaktorer, strategier, mätmetoder, budskapsutformning, digital teknik och mycket mer.

3. KLARGÖR KOMMUNIKATIONSUPPDRAGET OCH STÖTTA CHEFERNA I DERAS UTVECKLING
Effektiv kommunikation handlar om att nå fram, att veta vilken kunskap och attityd som saknas hos målgrupperna utan att de kanske ens vet om det. Inom kommunikation pratar man mycket om närhetsprincipen, hur kommer man nära sina målgrupper och skapar framgång för budskapet. Det vill säga förändrar kunskap, attityd och beteende i en bestämd riktning.

Hur når man framgång då? Jo, via den bästa kommunikationskanalen av alla, chefen. Utan att ledningskommunikationen fungerar blir all övrig kommunikation uddlös, den skapar inget intresse för den ligger inte nära målgruppens vardag.

– Sätt klara mål för vad som förväntas av era chefer gällande kommunikation, både färdigheter och strategiimplementeringar. Kommunikation är ett vitt begrepp, där måste du verkligen konkretisera vad som menas med det översatt i konkreta ledarskapsbeteenden.

– Stötta cheferna i deras utveckling, utbilda, coacha, följ upp, stötta. Det är ett långsiktigt arbete att förändra beteenden, det kräver kontinuerligt fokus. Men det kommer att vara värt varenda nedlagd timme och krona.

Läs mer om chefens kommunikativa roll (länk)
Läs mer om att utveckla chefens kommunikativa förmåga (länk)

4. KOPPLING MELLAN VERKLIGHETEN OCH STRATEGIN (INFORMERA INTE, KOMMUNICERA) 
Varje medarbetare ska ha kunskap hur just de bidrar till att fastlagda strategier och hur ni ska nå era affärsmål. Förstå strategin (“varför” samt dess innehåll), vad den innebär för deras del av organisationen, deras avdelning och individuellt. De ska ha klart för sig hur de ska bidra till framgång.

– Se till att strategin är förstådd, meningsfull och värdefull för dina medarbetare.

– Som ansvarig för intern kommunikation ska du hjälpa dina intressenter att förankra strategin i organisationen, involvera chefer och medarbetare, identifiera sponsorer och ambassadörer som uthålligt driver förändringsarbetet

– Var inte rädd för kritik och jobbiga frågor. Omfamna dem. De är gratis produkt- och verksamhetsutveckling. Informera inte, kommunicera. Diskutera, involvera, staka ut vägen till framgång tillsammans

5. MÅL- OCH EFFEKTUTVÄRDERINGAR (VI TROR INTE. VI VET)
När man arbetar med intern kommunikation så vare sig gissar man eller antar saker. Du ska veta. Att arbeta med kommunikation är en datadriven och strategisk funktion.

– Du använder kännedom om målgrupper, organisation och omvärld för att dra upp kommunikationsstrategier och identifiera aktiviteter

– Du använder effektutvärderingar för att se om ditt arbete driver organisationen i rätt riktning. Informationen använder du som beslutsunderlag för att anpassa kommunikationsarbetet för att organisationen ska nå sina affärsmål.

– Du delar din kunskap med dina intressenter för att tillsammans ta fram nya kommunikativa aktiviteter

Såhär gör du effektutvärderingar (länk)

6. UTVECKLA KOMMUNIKATIONSKANALERNA (FOKUSERA PÅ DE MED BÄST EFFEKT FÖR ÄNDAMÅLET)
Oavsett om det gäller ledare, ledning, intranät, chat, medarbetartidning, nyhetsbrev, sociala medier, möten så är det ditt uppdrag att ha koll på dem. Hur fungerar de? Vad är de bra till? Hur kan vi göra dem ännu bättre? Se till att kommunikationen flödar, uppifrån och ner, nerifrån och upp, tvärorganisatoriskt, över landsgränser, på möten osv.

Här får du mer information kring de olika kommunikationskanalerna och deras effektivitet. (länk)

Om du anammar dessa sex element i ditt arbete så kommer du säkerställa att du gör verklig affärsnytta. Se så, opp å nicka.

Lycka till, Johan