EFFEKTIVA MÖTEN
Möten, guds gåva eller helt bortkastat? Det är ni som initierar och deltar i mötet som avgör utkomsten. Här har du en checklista inför ditt nästa möte.

 1. Först och främst syftet!
Varför ska du ha mötet? På vilket sätt ska mötet driva din fråga och verksamheten framåt?

2. Vad är målet med mötet?
Effekt, tänk alltid effekt!  Vad är det du vill ska ha hända när mötet är över?

3. Bjud in rätt deltagare
Med utgångspunkt från din målbild av effekten så bjuder du in de medarbetare som du tror kan (och vill) bidra på bästa sätt. Se till att det är tydligt varför du bjuder just dem. Hur de ska förbereda sig och vad som förväntas av dem.

Se till att agendan är tydlig redan från början. Så att de vet vad det är för sorts möte de ska sätta sig i och vad de ska bidra med. Skicka ut inbjudan i god tid med bifogat inläsningsmaterial.

Mall för mötesinbjudan: MÖTESINBJUDAN (Word)

 4. Hur blir det ett bra möte?
Är det ett rent informationsmöte, arbetsmöte. Vilka frågor  vill du ha besvarade? Vilka äger dem sen? Ansvarsfördelningen? Se till att ha det klart för dig för att kunna lägga upp mötet på ett bra sätt.

5. Planera mötet
Planera tid, deltagande, övningar och diskussioner utefter vad du kommit fram till i punkt 4.

6. Inledning
Tydliggör och förankra mötets syfte och mål. Klargör också för alla deras roller både under mötet och i arbetet efteråt. Stäm av förväntningar bland mötesdeltagarna.

 7. Var strikt
Det är ditt ansvar som mötesledare att se till att ni diskuterar rätt saker.

8. Avsluta med stil. Och var konkret.
Avsluta mötet med att sammanfatta era diskussioner och beslut. Se till att alla vet vad som väntar härnäst. Gör en lista med beslut, ansvariga och deadlines. Detta följs sedan upp kontinuerligt, framför allt vid nästa sammankomst.

Fråga Aktivitet Ansvarig Dealine
Dålig kvalité på kundlistor Undersöka möjlighet att uppdatera kundlistor Gun-Britt 30 januari
Nya ekonomisystemet anses som omständigt Ta fram och genomför utbildning Achmed 15 februari


9. Nästa möte?
Nästa möte kan ni lika bra boka nu, när alla sitter i samma rum.

 10. Utvärdering
Är vi på rätt väg? Får överenskomna aktiviteter rätt effekt? Behöver vi några andra aktiviteter för att nå målet med mötet?

11. Dokumentation
Se till att deltagarna får överenskommen dokumentation från mötet snarast.

Lycka till!

/Johan