Innan vi kör igång vill jag säga att vara en bra chef inte är att vara tuff, det är att vara smart. Att förstå vad som skapar bra prestationer, hur du positionerar dig som en bra ledare och hur du ger dina medarbetare rätt förutsättningar att prestera på topp. För att de vill. Spänn musklerna, sträck på dig, knyt pjucken, vässa pennan och rynka pannan. Nu är det dags att utveckla ditt ledarskap.

KommunikationshjuletTanken var att skriva en kort artikel, med några korta kärnfulla tips för dig som chef. Men så blev det inte riktigt. Ledarskap är ju, som bekant väldigt komplext, därav behövs det alltid lite fler rader än man tror för att beskriva det på ett rättvist sätt.  I modellen till höger ser du vad din medarbetare vill ha tydligt för att kunna arbeta effektivt, det vill säga naturliga fokusområden för ditt ledarskap.

Man brukar säga att chefens ansvar är att leda och fördela arbetet för sina medarbetare. I mina öron låter det lite trist, intetsägande och byråkratiskt.

Det låter ju avsevärt roligare och utmanande att du som chef ska engagera, involvera, motivera, ha koll på siffrorna, sätta tydliga mål, skapa effektivitet, visa vägen, ge ansvar, vara tydlig, återkoppla arbetet, representera, utveckla, bygga effektiva team och skapa resultat. Allt för att dina medarbetare ska prestera så bra det bara går i linje med era mål och strategier.

Låter lite roligare, eller hur? Men, det kräver ju också en del färdigheter som den gamla skolans ledarskap inte innehöll/innehåller. Här får du både tips om hur du går tillväga samt länkar till stödmaterial som du kan använda dig av i ditt fortsatta arbete.

Fyra fräscha tips för att förbättra din kommunikation (och resultat)

1. Skapa en gemensam syn på strukturen (mål, aktiviteter, ansvarsområden och befogenheter)
Det är möjligt att du har en klar tanke kring mål, ansvar, befogenheter och vision för dina medarbetare och din avdelning. Men, har de samma koll? Oftast inte, råd bot på det, ta dig tid att identifiera vad dina medarbetare behöver för att prestera så bra som möjligt.

Säkerställ att alla har en gemensam bild av mål, vision, uppdrag osv. Dina medarbetare ska ha en tydlig bild av vad som förväntas av dem, vad de ska uppnå och hur det mäts. När du väl har lagt grunden, se till att dina medarbetare förstår varför de gör det arbete de gör. Koppla individuella mål till avdelningens mål som du sedan kopplar till företagets övergripande mål. Varför är medarbetarens insatser viktiga för företaget? Hur bidrar de till företagets mål och vision? Dina medarbetare ska förstå att de är en ovärderlig bit i företagets framgång. På det sättet skapar du delaktighet, förståelse och motivation.

Stödmaterial: Målnedbrytning (länk)

2. Börja med medarbetarsamtalet
Om du inte redan arbetar med medarbetarsamtal är det dags att börja nu. Här får ni allt ni kommit överens om på pränt, företagets mål, avdelningens mål och medarbetarens individuella mål. När väl strukturen är på plats, involvera medarbetarna hur de ska nå de uppsatta målen. Låt dem tycka till, komma med egna idéer, bidra med sin expertis och erfarenhet. Få också ner aktiviteterna i medarbetarsamtalet. Involvering skapar ägarskap och det är dit du vill komma.

Innehållet i medarbetsamtalet följs upp kontinuerligt för att säkerställa rätt prioriteringar samt en bra feedback. Förslagsvis följer du upp det en gång i kvartalet.

Stödmaterial: Medarbetarsamtal (länk)

3. Kontinuerligt ge förutsättningar för bra prestationer
Ha kontinuerliga möten, både vad det gäller medarbetare och avdelning. Liten påverkan under lång tid ger alltid mer effekt än stor påverkan under kort tid. Era mål och ert arbete ska alltid vara i fokus. Synliggör framgångar och motgångar, diskutera lösningar. Se till att det finns plats för diskussioner hur ni kan göra saker bättre, det är det som präglar bra och effektiva möten.

Individuella möten och avdelningsmöten är också den bästa arenan för den viktiga feedbacken. Feedback är ett verktyg för att styra din verksamhet, se därför till att alltid koppla feedbacken till era uppsatta mål, aktiviteter och prioriteringar.

Och du, se till att vara en del av dina medarbetares vardag. Var synlig, lyssna på dem, lär känna dem för att kunna stötta dem än bättre, var en del av deras arbete, dela fram- och motgångar. Detaljstyr inte, såvida din medarbetare inte är helt ny i matchen eller om hen uttryckligen ber om det. Styr istället genom att följa upp delmål och resultat utefter överenskomna mål. Lås inte in dig på ditt kontor med milslånga Excel-filer hela dagarna, det skapar inte motiverade och effektiva medarbetare. Bara en deprimerad chef.

Stödmaterial:
Feedback för bättre resultat (länk)
Hålla effektiva möten (länk)

4. Utveckla dina medarbetare
Alla vill vi ha medarbetare på topp, både kunskaps- och motivationsmässigt. Ge ansvar, utmanande uppgifter, involvera dem i att bli bättre på det de gör. Vill de nätverka, fördjupa sig i något, samarbeta, utbilda sig? Kom tillsammans fram till lösningar som både gynnar individen och företaget.

Vad får du då som chef ut av att anamma dessa beteende?
En kommunikativ chef får medarbetare som är avsevärt mer motiverade, känner mer arbetsglädje, är mer lojala och vill arbeta enligt lagda strategier. På köpet får du ett ökat ekonomiskt resultat, nöjdare kunder, fler marknadsandelar och lägre omkostnader.

Dessutom:

  • Med en bra kommunikativ grund, både vad ni kommit fram till men också att ni börjat prata med varandra på ett konstruktivt, utvecklande och framåtsträvande sätt kommer bana vägen för en bättre och mer resultatinriktad kommunikation i framtiden
  • I dina medarbetares ögon kommer du att framstå som en bättre och mer tydlig chef
  • Du skapar förtroende och visar ett tydligt ledarskap
  • Din feedback blir ett mer kraftfull styrverktyg då den hela tiden lutar sig mot överenskomna mål och aktiviteter
  • Din avdelning blir mer sammansvetsad och effektiv då den arbetar med tydliga gemensamma mål
  • Du får en kunskap om vad som händer på din avdelning, dina medarbetare och ert gemensamma arbete. Ovärderlig kunskap i ditt arbete för effektivitet och resultat

Vill du läsa mer om vad medarbetaren behöver för att prestera? Läs ”Ett kärleksbrev till alla chefer och ledningsgrupper”. (länk)

Lycka till!

/Johan